Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung ist:

• Havio FlexCo
• Gumpendorferstraße 9/21a
• 1060 Wien, Österreich
• E-Mail: office@havio.at
• Website: havio.at

Bei Fragen zur Verarbeitung deiner Daten oder zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an diese Adresse wenden.

2. Besuch der Website und Hosting

Wir nutzen Vercel, Inc., USA, für das Hosting und die technische Bereitstellung unserer Website. Beim Abruf der Website werden insbesondere deine IP-Adresse sowie technische Angaben zur Anfrage verarbeitet. Dazu können die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, Browser- und Geräteinformationen, die zuvor besuchte Seite, soweit sie dein Browser übermittelt, sowie Antwortstatus und Fehlerdaten gehören.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, ihrer Stabilität, der Fehlerbehebung und dem Schutz vor missbräuchlichen Zugriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Internetauftritts.

Die Speicherdauer technischer Protokolle richtet sich nach dem jeweiligen Protokolltyp, den eingesetzten Vercel-Funktionen und der Erforderlichkeit für Betrieb und Sicherheit. Daten zu konkreten Fehlern oder Sicherheitsvorfällen können so lange benötigt werden, wie dies zur Aufklärung, Behebung und gegebenenfalls Rechtsverfolgung erforderlich ist. Wir verwenden solche Protokolle nicht zur Direktwerbung.

Zu möglichen Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums siehe Abschnitt 8.

Datenschutzerklärung von Vercel: vercel.com/legal/privacy-policy

Auftragsverarbeitung bei Vercel: vercel.com/legal/dpa

3. Cookies und Verwaltung deiner Auswahl

Wir verwenden Cookiebot von Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark, um deine Auswahl zu Cookies und vergleichbaren Technologien zu verwalten und zu dokumentieren.

Dabei werden insbesondere dein Auswahlstatus, Datum und Uhrzeit, die betreffende Website-Adresse, Browserinformationen und eine zufällig erzeugte Kennung verarbeitet. Für die Übertragung wird deine IP-Adresse benötigt; im Einwilligungsprotokoll wird sie nach Anbieterangaben gekürzt gespeichert. Cookiebot speichert die Auswahl außerdem im Cookie „CookieConsent“, damit sie bei weiteren Seitenaufrufen berücksichtigt werden kann. Die reguläre Speicherdauer für die Auswahl und die zugehörigen Endnutzerdaten beträgt nach Anbieterangaben bis zu zwölf Monate; eine erneute Auswahl kann eine neue Speicherfrist auslösen.

Die Dokumentation einer erteilten Einwilligung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Die Verwaltung deiner Auswahl einschließlich einer Ablehnung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die verlässliche Umsetzung deiner Datenschutzentscheidung. Für die unbedingt erforderliche Speicherung deiner Auswahl gilt die Ausnahme des § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Nicht unbedingt erforderliche Speicherungen oder Zugriffe auf dein Endgerät benötigen grundsätzlich deine vorherige Einwilligung gemäß § 165 Abs. 3 TKG 2021. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

Die Cookie-Erklärung mit Angaben zu den eingesetzten Cookies und ihren Laufzeiten findest du im Abschnitt „Cookies“ am Ende dieser Datenschutzerklärung. Dort kannst du deine Auswahl ändern beziehungsweise eine Einwilligung für die Zukunft widerrufen.

Cookie-Erklärung: havio.at/datenschutz#cookies

Weitere Informationen zu Cookiebot: cookiebot.com

4. Kontaktanfragen und Demo-Buchungen

Wenn du uns kontaktierst oder eine Demo buchst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten. Dazu gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, gewählter Termin, deine Nachricht sowie deine Angaben dazu, wie du auf Havio aufmerksam geworden bist und wer sich in deinem Betrieb um Bewertungen, Website oder Social Media kümmert. Außerdem verarbeiten wir die im Austausch entstehenden Informationen, soweit sie für deine Anfrage erforderlich sind.

Wir verwenden diese Angaben, um deine Anfrage zu beantworten, die Demo vorzubereiten und durchzuführen, Termine zu organisieren und den bisherigen Austausch nachvollziehen zu können. Dazu gehören auch die Termineinladung, Buchungsbestätigung, organisatorische Erinnerungen und erforderliche Terminänderungen.

Wir setzen hierfür das CRM- und Buchungssystem von HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin, Deutschland, ein. Für unseren Account ist eine EU-Hostingregion eingestellt. Kontakt- und Termindaten werden in HubSpot gespeichert und mit den für die Terminorganisation benötigten Google-Diensten verbunden.

Wenn die Anfrage auf einen Vertrag mit dir gerichtet ist, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Wenn du für ein Unternehmen handelst oder eine sonstige geschäftliche Anfrage stellst, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Kommunikation mit interessierten Betrieben.

Die Bereitstellung der für eine Buchung erforderlichen Angaben ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ohne diese Angaben können wir den Termin jedoch nicht zuverlässig zuordnen, bestätigen oder durchführen. Als freiwillig gekennzeichnete Angaben kannst du weglassen.

Die Entscheidung über Marketing-E-Mails ist davon getrennt: Du kannst bei der entsprechenden Auswahl „Nein“ wählen und trotzdem eine Demo buchen. Eine bloße Terminbuchung ist keine Einwilligung in Newsletter, Produktnews oder Angebote.

Erfolglose Demo-Anfragen löschen wir grundsätzlich sechs Monate nach dem letzten inhaltlichen Kontakt. Abgeschlossene allgemeine E-Mail-Anfragen löschen wir grundsätzlich sechs Monate nach ihrer Erledigung. Entsteht eine laufende Geschäftsbeziehung, werden die hierfür weiterhin erforderlichen Daten für diesen Zweck weiterverarbeitet. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und notwendige Daten zur Bearbeitung konkreter Rechtsansprüche bleiben unberührt.

Datenschutzerklärung von HubSpot: legal.hubspot.com/privacy-policy

Auftragsverarbeitung bei HubSpot: legal.hubspot.com/dpa

5. E-Mail-Kommunikation und Videotermine

Für unsere E-Mail-Kommunikation, Kalenderverwaltung und Videotermine verwenden wir Google Workspace mit Gmail, Google Calendar und Google Meet. Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; weitere Google-Gesellschaften können an der Leistungserbringung beteiligt sein.

Bei E-Mails und Termineinladungen werden insbesondere Kontaktdaten, Nachrichteninhalte, Anhänge und Termindaten verarbeitet. Bei einem Videotermin kommen dein angezeigter Name, Verbindungs- und Gerätedaten sowie die von dir freigegebenen Audio-, Video-, Chat- oder Bildschirminhalte hinzu. Du entscheidest, ob du Kamera und Mikrofon aktivierst oder deinen Bildschirm teilst.

Die Rechtsgrundlage richtet sich wie in Abschnitt 4 nach dem Zweck des Austauschs: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Maßnahmen auf deine Anfrage beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei geschäftlicher Kommunikation mit Ansprechpartnern eines Betriebs. Wir zeichnen die Videotermine nicht auf und erstellen keine automatischen Transkripte oder KI-Gesprächsnotizen.

Für gespeicherte Korrespondenz und Terminunterlagen gelten die in Abschnitt 4 genannten Löschregeln. Die bloße Teilnahme an einem Gespräch führt nicht zu einer Aufnahme in unseren Marketing-Verteiler.

Auftragsverarbeitung bei Google Workspace: cloud.google.com – Data Processing Addendum

6. Newsletter, Produktnews und Angebote

Wenn du einwilligst, senden wir dir per E-Mail Newsletter, Produktnews und Angebote zu Havio. Dafür verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, gegebenenfalls deinen Namen und Betriebsnamen sowie deinen Abonnementstatus und den Nachweis deiner Einwilligung. Für die Verwaltung setzen wir HubSpot ein; für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir auch Gmail.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 174 Abs. 3 TKG 2021. Die Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für eine Demo-Buchung.

Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über die Abmeldemöglichkeit in unseren Marketing-E-Mails oder durch eine Nachricht an office@havio.at. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Erforderliche Nachrichten zu einem von dir gebuchten Termin sind von der Newsletter-Abmeldung nicht betroffen.

Messung von Öffnungen und Klicks

Soweit du hierfür eingewilligt hast, messen wir personenbezogen, ob du unsere Marketing-E-Mails öffnest und welche darin enthaltenen Links du anklickst. Hierzu können unsichtbare Bilddateien und individualisierte Links eingesetzt werden. Die Ereignisse einschließlich Zeitpunkten werden deinem Kontakt zugeordnet; dabei können auch technische Verbindungs- und Geräteinformationen anfallen. Dies hilft uns, das Interesse an unseren Inhalten zu verstehen und die Kommunikation anzupassen. Technische Schutzfunktionen von E-Mail-Programmen können die Messergebnisse verfälschen.

Rechtsgrundlage dieser personenbezogenen Auswertung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit damit ein einwilligungspflichtiger Zugriff auf dein Endgerät verbunden ist, zusätzlich § 165 Abs. 3 TKG 2021. Du kannst diese Einwilligung ebenfalls über office@havio.at widerrufen.

Wir speichern die für den Versand erforderlichen Daten bis zum Widerruf beziehungsweise bis zur Beendigung des Abonnements. Personenbezogene Öffnungs- und Klickdaten löschen oder anonymisieren wir grundsätzlich spätestens 90 Tage nach dem jeweiligen Versand. Einwilligungsnachweise bewahren wir während der Nutzung der Einwilligung und anschließend grundsätzlich bis zu drei Jahre auf, soweit dies zum Nachweis der Rechtmäßigkeit oder zur Verteidigung gegen Ansprüche erforderlich ist. Nach dem Ende des Abonnements verwenden wir diese Nachweise nicht weiter für Werbung.

Ein minimaler Sperrvermerk kann erhalten bleiben, soweit dies erforderlich ist, um eine erneute unerwünschte Aufnahme in den Verteiler zu verhindern. Die Erforderlichkeit prüfen wir regelmäßig, mindestens jährlich. Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der dauerhaften Beachtung deiner Abmeldung. Gesetzlich erforderliche Einwilligungsnachweise verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, darüber hinaus erforderliche Nachweise zur Rechtsverteidigung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Empfänger und Zugriffsberechtigte

Innerhalb von Havio erhalten Gründer und Mitarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten, soweit sie diese für ihre Aufgaben benötigen. Externe Empfänger sind insbesondere die in dieser Erklärung genannten Anbieter für Hosting, Einwilligungsverwaltung, CRM, Terminorganisation und Kommunikation sowie deren eingesetzte Unterauftragsverarbeiter.

Soweit Anbieter Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Anbieter können bestimmte Daten daneben für eigene, in ihren Datenschutzhinweisen beschriebene Zwecke verarbeiten, etwa zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Behörden, Rechtsberater oder andere berechtigte Stellen erhalten Daten nur, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht, etwa eine gesetzliche Verpflichtung oder die erforderliche Geltendmachung beziehungsweise Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei den genannten internationalen Dienstleistern können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet oder von dort aus zugänglich sein, insbesondere in den USA. Eine gewählte EU-Hostingregion schließt beispielsweise Zugriffe durch Support oder die Beteiligung internationaler Unterauftragsverarbeiter nicht automatisch aus.

Für Übermittlungen in Länder mit einem einschlägigen Angemessenheitsbeschluss gilt Art. 45 DSGVO. Dies kann auch Übermittlungen an US-Empfänger umfassen, die wirksam unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind und deren Zertifizierung die betreffende Verarbeitung abdeckt. Soweit kein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss besteht, sind geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO erforderlich, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit erforderlich, ergänzende Schutzmaßnahmen.

Die veröffentlichten Datenschutzvereinbarungen von Vercel, HubSpot und Google enthalten Regelungen zu internationalen Übermittlungen und Standardvertragsklauseln. Die jeweils einschlägigen Anbieterunterlagen sind in dieser Erklärung verlinkt.

Informationen zu den für eine konkrete Übermittlung verwendeten Garantien und eine Kopie beziehungsweise Zugang zu diesen kannst du unter office@havio.at anfordern. Dabei können schutzbedürftige Angaben Dritter geschwärzt werden.

9. Allgemeine Regeln zur Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder eine gesetzliche Pflicht die weitere Speicherung verlangt. Die konkreten Fristen und Kriterien findest du bei den einzelnen Verarbeitungen.

Sind einzelne Unterlagen gesetzlich aufzubewahren oder für einen konkreten Rechtsstreit erforderlich, beschränken wir die weitere Verarbeitung auf diesen Zweck. Solche Ausnahmen rechtfertigen keine pauschale längere Speicherung sämtlicher Interessentendaten. Nach Wegfall des Zwecks löschen wir die Daten oder anonymisieren sie so, dass kein Personenbezug mehr besteht. Die Löschung aus Sicherungskopien erfolgt im Rahmen der jeweiligen Sicherungs- und Überschreibzyklen; bis dahin dürfen die Daten nicht wieder für andere Zwecke genutzt werden.

10. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.

Widerspruch

Wenn wir Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung einschließlich damit verbundenen Profilings kannst du jederzeit ohne Begründung widersprechen; hierfür werden die Daten dann nicht mehr verarbeitet.

Widerruf

Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die bis dahin erfolgte rechtmäßige Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Ausübung deiner Rechte schreibe an office@havio.at. Wenn begründete Zweifel an deiner Identität bestehen, können wir erforderliche zusätzliche Angaben zur Identitätsprüfung anfordern.

Beschwerde

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. In Österreich ist dies:

• Österreichische Datenschutzbehörde
• Barichgasse 40–42
• 1030 Wien
• E-Mail: dsb@dsb.gv.at

Website der Behörde: dsb.gv.at

11. Automatisierte Entscheidungen und Änderungen

Im Rahmen der hier beschriebenen Website-Verarbeitungen treffen wir keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern, passen wir diese Datenschutzerklärung an. Den jeweiligen Stand findest du am Beginn des Textes.